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停工不停产,停课不停学,Teams协作平台助阵抗疫持久战

  如何让在家办公、延期开学的人们足不出户就能高效、便捷地工作和学习,微软Teams来帮忙。这个远程办公、远程教学解决方案,可以助大家停工不停产,停课不停学。

  Microsoft Teams是海外版Office 365云办公服务提供的一项智能团队协作服务,提供了适合现代团队工作模式的各种聊天和文件共享功能;同时支持网络视频与电话拨入的多方会议;能够与Outlook、SharePoint、OneDrive、OneNote等Office 365应用无缝衔接;并且提供了适用于PC、苹果、手机的跨平台应用支持;最重要的是,它还完全符合全球最严苛的企业级数据安全保护及合规要求。目前,全球总共有181个市场的超过50万家企业和组织,在使用53种语言的Teams服务,联想、科勒等企业均采用了Microsoft Teams的服务。

  在家办公,生产力毫不含糊

  灵活多样的会议体验:Microsoft Teams提供了适合各种规模团队协作的工作模式,团队成员可以随时了解彼此的工作状态,在应用中互相协调工作内容和时间安排。除了建组群聊、一对一私聊的基础应用外,Teams既支持最多1万人同时参与的实时线上会议,也提供了仅对组内可见的小会议室功能,方便各部门成员组成讨论小组,打造如线下一样的会议体验。对于外部人员,或者不方便登录Teams的员工,Teams可以提供了电话拨入参加会议的选项。

  触手可及的人工智能:多方视频会议融入了大量聪明实用的人工智能,例如,用户可以一键开启智能虚化背景,避免在家中开视频会议的尴尬;在会议过程中,成员能够随时共享自己的桌面内容,并录制整场会议的视频;人工智能能自动生成会议字幕,并快速完成会议纪要工作;如果是跨国会议,Teams还提供了了实时智能翻译,可以在53种语言之间进行自动翻译。

  无缝衔接的一站式办公体验:在会议中分享的所有Office 文档都能直接在Teams中打开,并支持多方协同的在线编辑,在实时观看他人编辑进度的同时,也可以通过对话框提出意见和指导。通过与Dynamics 365及其他主流第三方CRM管理工具的无缝集成,销售人员还可以直接在Teams中搜索销售线索,并对相关销售流程进行管理。

  整合衔接内部流程:即使人在家中,项目管理者也可以接受新项目,明晰个人的工作安排与团队计划。通过访问Teams中内置的Planner,项目管理者可以清楚掌握目前有多少个项目在运行,并根据每一个项目的图表了解项目进度和需要特别注意的代办事项。人力、财务等职能部门的审批工作、IT部门的远程授权管理也能在Teams中完成。职能部门可以根据业务审批需求,在Teams中创建自动工作流,当一个审批被提交时,创建的工作流就可以根据预设的流程提示申请者完善提交文件,并统一汇总至项目审批人处,职能部门仅需一键审批,提升审核效率。

  随时随地同步更新:Teams就像一个个人助理,能够在工作日历中将每天的所有会议、工作安排得清楚明白,井然有序。无论是文档、数据还是联系人信息、会议安排,都能通过云端做到跨设备、跨平台的实时同步更新。无论是通过家中电脑,在路上使用手机,还是回到公司,全部工作都能实现无缝衔接,真正打破物理空间的局限,随时随地释放生产力。

  远程教学,停课不停学,离校不离教

  直播点播均可的互动在线课程:Microsoft Teams提供了模块化的在线教学平台,可以帮助老师根据实际情况和需求,定制远程教学计划。除了可以用常规方式,以班为单位开展多方会议或者进行一对一的私聊之外,教师还可以将录制好的课程视频,上传到Teams的文件共享平台,供学生随时点播观看,学生可以在视频下留言、评论或者提问,教师也可以查看视频受欢迎程度和学生的意见反馈。

  无需账号即可流畅播放:远程教学和会议平台提供的多人在线音视频电话教学和会议功能,学生和家长无需Office 365账号和客户端软件即可在家使用电脑,点击会议链接通过浏览器加入在线视频会议。使用普通的家用电脑和网络,就能提供清晰稳定的会议体验,教师还可以随时分享自己的桌面屏幕、PPT、Word文档、音视频内容等。教师可以第一时间看到学生是否参加了课程,也可以启用会议录制功能,方便同学补课。

  微信整合并支持语音讲解:针对中国市场的特色,微软中国Office团队专门开发了“听听文档”,用来在微信中随时浏览存在OneDrive中的Office文件,并为其添加语音注解。教师可以在微信中启用“听听文档”小程序,导入图片、PDF、Word、PPT等教学素材,并且可以对每一页PPT或者每一张图片添加讲解语音,之后再通过微信或朋友圈,将课件直接发给学生或家长。学生通过微信即可查看课件,同时还可以反复收听教师的语音讲解。

  简单易用的信息统计与在线考试功能:利用Office 365的在线出题与考试功能,教师可以建立各种调查问卷和考题,然后通过二维码等方式分享给学生,学生可以在线填写问卷、答题,教师端则实时收集汇总数据并掌握学生的学习情况。学生提交后可立刻获得答题的结果、分数,以及对知识点的讲解。这项功能还可以用来每日统计学生体温情况、外出情况,方便教师汇总上报。

  附介绍:

  Microsoft Teams 是微软国际版Office 365的一个组件,是一款基于聊天的智能团队协作工具,可以同步进行文档共享,并为成员提供包括语音、视频会议在内的即时通讯工作区。

  Microsoft Teams具有以下特点:

  可满足现代团队的聊天需求:通过持久稳定的跟帖式聊天进行沟通,让每个人都能了解最新消息。发起私人聊天或群组聊天、共享文件或共同创作内容。

  联机会议:从团队会议到实时传送视频流,或者使用电话拨入会议,Microsoft Teams旨在满足你的所有会议需求。

  视频和音频通话:使用手机、电脑、Mac 和移动设备拨打、接听和转接电话。

  集成 Office 365 应用:内置 Office 365 应用,可轻松访问 SharePoint、OneNote、PowerBI、Planner 等。

  自定义和扩展工作区:借助应用打造自己的自定义和可扩展工作区,将每天使用的工具和服务集中到一处,比如 Asana、YouTube、Zendesk、Trello 和 GitHub 等。

  企业安全性和合规性:全程获得端到端的安全、控制和合规性。这一切的背后,是Office 365 适应不同组织规模及需要的可伸缩性和易管理性的强力支持

  具体优势和使用场景简介:

  沟通形式多种多样,不受距离和空间限制

  聊天:即使团队成员不能相聚一处,依然可以在Teams团队与频道上无缝衔接

  分为频道对话、群组聊天和私人聊天。频道对话是团队中的所有人都可以看到的对话,这是开放式平台的特点。在私人聊天和群组聊天中,只有参与聊天的人员可以查看对话。

  此外,Microsoft Teams 提供视频和语音通话功能,用户在私人聊天或群组聊天中可以一键拨出电话,简单方便且内置加密,保护隐私。

  会议:

  会议包括音频、视频和桌面共享。员工可以使用移动设备(手机/平板/电脑)一键进行通话,而且安全性高,增加参会的机动性;同时,为企业节省成本高昂的会议投影相关设备。

  Teams最多可支持1万人实时线上会议,还支持仅对组内可见的小会议室功能,在与会期间方便各部门成员组成讨论小组,仿真模拟实体会议场景。外部人员或不方便登录Teams的员工也可以通过手机和座机电话直接拨入参加会议。

  Teams会议不仅支持语音和视频通话,还可以同步发言者的电脑桌面提高开会效率,并录制整场会议视频,AI生成会议字幕,快速完成会后的会议纪要工作。

  对于在家中办公的与会者,Teams可以智能虚化背景,方便员工快速进入会议。

  远程会议不方便安排同声传译,但Teams可以帮你自动翻译53国语言,即使跨国谈判,也可在家顺利完成。

  随时随地沟通、不受设备和位置限制

  通过多种智能设备(手机、平板、笔记本等),无论在工作时、家里或路上高效访问文档,提高移动办公的工作效率。

  微软Teams作为移动办公与团队协同的生产力平台,支持多种设备,涵盖Windows、Mac OS系统、安卓和iOS

  文件集中管理和共享,实现实时协作

  Teams可以从计算机或云存储帐户上载文件,与团队成员共享文件,也可以分享OneDrive链接或通过 SharePoint 发送给组织外成员。

  例如:公司台式机带不走,但是文件可以跟您回家。一线工作者可以将所有工作文件同步在Teams上内置的OneDrive上回家继续办公。不用二次下载,您可以直接在Teams上在线编辑储存在OneDrive上的Word, Excel,PPT等格式的文件,您的更改将会被自动保存在所有登录OneDrive的设备。疫情结束回到公司,无缝衔接家中的工作。

  Microsoft Teams 可以在一个位置集中管理和共享项目文件,让团队成员协同编辑共同完成文件,实现高效沟通和实时协作。

  例如:项目负责人可以将Word, PPT, Excel等多种形式的文档通过Teams分享给小组和个人,一线员工可以直接在Teams中打开文档,在线协同编辑。在Teams中,你不仅可以实时看到他人编辑的进度,还可以通过对话框与小组成员讨论,实时分享对项目的观点和建议。

  时间及项目管理

  时间管理:

  Teams的日历功能可以一览您的今日会议,同时预约明日会议安排。在会议安排界面,您可以看到必需参会者和可选参会者的时间安排。选择合适的会议时间。

  在会议界面,会议参与者可以在会议开始前就议题开始图文交流,灵活延长会议半径,并在会后于会议栏目中上传相关会议文件。

  项目管理:使用Planner管理项目

  Teams中内置的Planner,项目管理者可以清楚掌握目前有多少个项目在运行,并根据每一个项目的饼状图了解项目进度和需要特别注意的代办事宜。

  不用楼上楼下跑办公室,项目管理员可以直接将具体流程负责人拖入代办事宜中催办。

  远程客户关系维护

  Teams内置了包括Dynamics 365以及其他主流的三方CRM管理工具,方便远程实时管理客户信息。

  销售人员可以在Teams中直接搜索存储在CRM系统中的销售线索,获取客户信息、联系方式和销售进度。

  销售部门管理者可以在Teams中编辑销售相关文档,准备销售材料,直接添加在CRM的销售线索中,并将销售线索分配给下级销售,不用当面沟通就可以事半功倍达成销售目标

  职能部门:自动处理业务审批

  公司维持正常运转,少不了人力、财务等职能部门审批以及IT部门的远程授权管理。在Teams中,职能部门可以根据业务审批需求,零代码创建自动工作流,当一个审批被提交时,创建的工作流就可以根据预设的流程提示申请者完善提交文件,并统一汇总至项目审批人处,职能部门仅需一键审批,提升审核效率。

  扩展更多应用,功能强大工作区

  日常工作需要使用不同应用和服务完成任务,通过 Microsoft Teams 集成常用应用和服务,提高工作效率。Microsoft Teams 可以将用户连接到 Microsoft 服务(如 Excel 或SharePoint)、其他服务(如 Asana、YouTube 和 Zendesk)或选择的网站。此外,通过连接器还能够集成项目管理应用、社交源以及数据可视化工具,如 Trello、JIRA、Twitter、RSS源、GitHub 等。Microsoft Teams 连接器直接把更新和信息发送到频道。

  用户能够通过内置聊天机器人T-Bot,更好地使用 Microsoft Teams。用户可以添加更多的聊天机器人,比如Who,来得到答案和帮助。

  让远程协作安全高效

  作为国际版Office 365的一个组件,Teams已经集成了微软大量的安全功能,并不断强化,所以,我们可以放心的在上面进行协同办公和文件分享,而不用担心信息的外泄和丢失。

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